Как выглядит лист ознакомления с документом. Образец листа ознакомления с локальными нормативными актами

Работодатель обязан знакомить работников со своими локальными нормативными актами. Это закон: обязанность установлена Трудовым кодексом. Как и когда происходит это знакомство и что включает в себя? Как мы докажем, что работник ознакомился с ЛНА? Какие есть способы провести ознакомление с локальными нормативными актами сотрудников? Разбираемся в статье.

Когда происходит ознакомление

Во-первых, при поступлении человека на работу ему нужно предъявить для ознакомления Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о заработной плате, Положение о премировании и другие фундаментальные ЛНА. Причем не просто предъявить, а дать возможность их внимательно прочитать. Ни в коем случае нельзя при этом подгонять будущего работника: пусть читает столько, сколько нужно.

Когда ознакомление произойдет, нужно, чтобы будущий работник расписался о том, что ЛНА им прочитаны. Как именно – разберем чуть позже. Главное, что делать это нужно ДО подписания трудового договора, а не после и не во время.

Во-вторых, с ЛНА знакомят всех заинтересованных в нем работников, как только этот ЛНА утверждается генеральным директором и ДО вступления его в действие.

Если акт вступает в действие в момент утверждения, это не очень хорошо, и надо следить, чтобы были в запасе хотя бы пара дней между утверждением и вступлением документа в действие. Поэтому лучше утверждать такие документы приказом, в котором будет указан а) срок вступления документа в действие, б) более короткий срок для ознакомления с ним работников. В противном случае придется знакомить коллег с ЛНА в тот же день. Назавтра – уже поздно.

Ознакомление с локальными нормативными актами: варианты

Лист ознакомления

На мой взгляд, ознакомление с локальными нормативными актами, которое происходит на «индивидуальном» для каждого ЛНА листе ознакомления, лучший из всех возможных вариантов. Лист ознакомления после заполнения подшивается в «свой» ЛНА и хранится вместе с его контрольным экземпляром столько же, сколько и ЛНА.

Форму листа дать не могу: он пишется под каждый ЛНА, а вот образец заполнения покажу.

Обратите внимание: в листе ознакомления всегда есть запас строк. Например, экспертная комиссия – казалось бы, закрытый список сотрудников. Но сегодняшний член ЭК завтра может уволиться, а послезавтра на его место придет другой человек. И он тоже распишется в этом листе ознакомления – для этого и оставляют запасные строки.

Журнал ознакомления

Разумеется, этот журнал ведется в бумажном виде: в нем стоят живые подписи. Журнал ведется один для всех ЛНА компании, обычно в течение нескольких лет подряд. На практике представляет собой большую общую тетрадь, первая страница которой является титульным листом, а все последующие разлинованы на графы. Ответственный за ведение журнала – один из работников канцелярии. Он обычно и получает задание ознакомить всех работников компании или только нескольких из них со вновь изданным ЛНА.

Огромный недостаток журнала в том, что в него сложно внести ознакомление с давно изданными ЛНА вновь поступивших работников. В этом случае журнал продолжается, а напротив первого упоминания ЛНА, с которым ознакомлен работник сегодня, в графе «Примечание» ставится отметка, что об этом документе есть и другие записи в журнале. Получается чистенько, но не особенно удобно.

Закрыт делопроизводством журнал может быть только тогда, когда будут закрыты делопроизводством внесенные в него ЛНА. Потому журналов ознакомления в компании может действовать одновременно несколько.

Отметка в трудовом договоре

Этот способ ознакомления с ЛНА касается только тех из них, которые работник читает перед заключением трудового договора. В этом случае некоторые кадровики прямо в трудовой договор, в специально подготовленный для этого раздел, просят будущего коллегу своей рукой написать, с каким ЛНА он ознакомился, за каждый расписаться и поставить дату. Только после этого договор подписывается сторонами.

Ознакомление в электронном виде

Самый сомнительный способ, зачастую не имеющий . Исключение – работники, которые знакомятся с ЛНА, имеют усиленную квалифицированную электронную подпись. Во всех остальных случаях лучше не испытывать судьбу и ознакомить их под «живую» подпись.

Согласно ТК РФ, работодатели должны ознакомить сотрудников с локальными нормативными актами при их трудоустройстве и впоследствии - при издании новых документов.

Лист и журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами: понятие

По ст. 68 ТК РФ предприятие несет обязательство ознакомить персонал с локальными нормативными актами , связанными с трудовой деятельностью, под подпись. Есть два варианта, как провести ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами:

• Печатать листы ознакомления и подкладывать их к соответствующим положениям или приказам. Когда листов несколько, их рекомендуется сшивать между собой и нумеровать, с целью исключения факта утери.
• Вести журнал для ознакомления с нормативной локальной документацией персонала.

Лист ознакомления – бумага, в которой персонал проставляет подпись после ознакомления с тем или иным положением , инструкцией и т.п. Его прикладывают к нормативному акту и хранят вместе.

Журнал ознакомления содержит список нормативных актов, ознакомившись с каждым из которых работник ставит подпись и дату. Журнал предназначен для ознакомления большого количества лиц с определенным перечнем документации. Обычно, они ведутся для таких нормативных актов, как: положение об оплате труда, положение о коммерческой тайне, инструкция по охране труда и т. п.

Документ с подписями об ознакомлении требуется для подтверждения факта того, что сотрудник прочитал нормативный акт. Все трудоустроенные граждане должны знать правила работы, условия оплаты труда, свои обязанности и требования по охране труда . При нарушении пунктов нормативных актов и отсутствии подписи об ознакомлении, организация не сможет привлечь работника к ответственности.

Содержание журнала и листа ознакомления

Закон не устанавливает унифицированных бланков оформления листов и журналов для ознакомления трудоустроенных граждан с локальными нормативными документами. Но, рекомендуется включать в них определенный перечень данных:

Наименование организации;

Название документа, дата начала и завершения его заполнения;

Ф.И.О., должность;

Название нормативного акта;

Подпись и дата.

При необходимости в форму допускается вносить дополнительные столбцы.

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами, образец заполнения:

Лист ознакомления с локальными нормативными актами, образец заполнения:

Разрабатывать бланки документов об ознакомлении организации вправе самостоятельно. Главное, чтобы они содержали всю необходимую информацию, подтверждающую факт ознакомления трудоустроенных лиц с нормативными документами предприятия. Созданные бланки могут утверждаться отдельными приказами.

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами - образец его оформления представлен в нашей статье. Он может понадобиться как в силу требований закона, так и по объективным причинам. Каковы особенности этого документа, рассмотрим далее.

Для чего нужен журнал ознакомления с локальными нормативными актами

В соответствии с положениями ст. 22 и 68 ТК РФ работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников, как новых (принимаемых на работу), так и уже работающих, с локальными нормативными актами (далее — ЛНА), юрисдикция которых затрагивает их трудовую деятельность.

Кроме того, согласно п. 8 ст. 86 ТК РФ работники должны знакомиться с ЛНА, регулирующими порядок обработки персональных данных в фирме.

Важно! Не считая того, что ознакомление сотрудников с ЛНА — обязанность фирмы-работодателя по закону, соответствующая процедура важна с точки зрения юридического закрепления обязанностей сотрудника, не предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией и иными нормативами, но критически значимых при выстраивании трудовых правоотношений между данным сотрудником и работодателем.

Например, если работник не ознакомился с положением о коммерческой тайне (типичным для многих предприятий ЛНА), фирма будет не вправе предъявлять ему какие-либо претензии относительно утечки секретных сведений за пределы предприятия. В свою очередь, если сотрудник подписью подтвердил свое ознакомление с соответствующим ЛНА, фирма сможет привлечь его к ответственности.

Процедура ознакомления сотрудников с теми или иными ЛНА законодательно не регламентирована. На практике она может быть осуществлена путем использования журнала, рассматриваемого в данной статье.

Структура журнала

В данном документе чаще всего фиксируются:

• ЛНА, утвержденные в организации на момент представления журнала сотруднику на подпись;
• Ф. И. О. и должности работников, которые должны заверять своей подписью факт ознакомления с тем или иным нормативным актом;
• структурные подразделения, в которых осуществляют трудовую деятельность сотрудники, расписывающиеся в журнале;
• даты ознакомления сотрудников с ЛНА.

В структуре журнала также должны быть предусмотрены графы для проставления подписей работников, удостоверяющих их ознакомление с ЛНА, приведенными в перечне.

Документ утверждается руководителем предприятия.

Где скачать образец журнала

Загрузить заполненную форму журнала ознакомления с ЛНА вы можете на нашем портале. Мы подготовили для вас источник, оформленный в соответствии со структурой, рассмотренной нами в статье.

Образец листа ознакомления с локальными нормативными актами (далее - ЛНА) поможет самостоятельно разработать и заполнить этот необходимый документ. Подробнее о его структуре и порядке заполнения вы сможете узнать из нашей статьи.

Обязательно ли работодателю составлять лист ознакомления с локальными нормативными актами?

В ч. 3 ст. 68 ТК РФ указано, что работодатель при заключении трудового договора с новым сотрудником обязан ознакомить его со следующими ЛНА:

Кроме того, в обязанности работодателя, согласно абз. 9 ч. 2 ст.

22 ТК, входит ознакомление сотрудников под подпись с принимаемыми ЛНА, которые самым прямым образом связаны с их трудовой деятельностью.

Всё это указывает на то, что работодатель, чтобы не нарушать нормы трудового законодательства, должен накапливать и хранить сведения об ознакомлении сотрудников с указанными выше ЛНА.

Форма листа ознакомления с ЛНА

Сбор, систематизация и хранение информации об ознакомлении всех сотрудников с ЛНА может вестись при помощи специального регистра. Оптимальной формой для такого регистра будет являться бланк, называемый листом ознакомления с ЛНА.

На практике различают 2 разновидности формы этого документа:

• Персональный листок, который оформляется индивидуально для каждого сотрудника. В нем перечисляются обязательные для ознакомления ЛНА, ставятся дата и подпись сотрудника. Эти листки, как правило, сшиваются вместе с трудовым договором в виде приложения.
• Отдельный внутренний документ, который подписывают все сотрудники и в котором перечислены все изданные на предприятии ЛНА. Такой лист ознакомления с ЛНА имеет более сложную структуру - предполагается наличие граф для указания структурных подразделений и должностей сотрудников. В соответствии со спецификой выполняемой отдельными группами сотрудников трудовой деятельности им будет предлагаться подписаться в ознакомлении лишь с теми ЛНА, которые имеют к ним прямое отношение.

Документооборот, разрабатываемый в организации и необходимый для оформления отношений между персоналом и руководителем, организации технологического процесса, формирования связей называют нормативными актами . К ним относят разного рода приказы, правила, распоряжения.

Сфера действия нормативных актов распространяется только на организацию, внутри которой они подписаны. Они могут быть временными и постоянными, но разрабатываются исключительно в рамках действующего законодательства и призваны не нарушать права человека.

В обязанность каждого сотрудника входит ознакомление с нормативами осуществления деятельности компанией. Это позволяет узнать правила , в соответствии с которыми осуществляется деятельность, условия, возлагаемые обязанности, имеющиеся полномочия и права.

Что представляет собой

Когда сотрудник организации ознакамливается с необходимым документооборотом сведения об этом вносятся в специальный лист .

При возникновении спорных вопросов и привлечении трудовой инспекции он является прямым доказательством согласия работника с нормативными актами, его ознакомления с условиями трудоустройства. В качестве основного доказательства служит подпись, недопустимо подделывать ее или пропускать сотрудника на предприятие без нее в бланке листа.

Кого это касается

Персонал компании нет необходимости ознакомлять со всей нормативной документацией, особенно с той, которая в рамках обязанностей не имеет значения. Не все руководители разграничивают круг лиц, в связи с этим ошибочно попадают в список :

• сотрудники, трудоустройство которых осуществляется в рамках аутсорсинга или аутстаффинга;
• те, кого положения нормативов не затрагивают;
• оказывающие услуги на основании гражданско-правового договора;
• персонал контрагентов.

Постороннее лицо можно только информировать, но нести ответственность за несоблюдение требований оно не будет. Положения о материальной ответственности обязаны знать те, на кого она в рамках компании налагается. Кадровый персонал ознакамливается с условиями оформления кадров, документов и т.д.

Если материально ответственное лицо отказывается ознакамливаться с нормативами и подписывать лист, он в последствии освобождается от наказания. Только руководитель вправе решать, будет ли он дальше сотрудничать или в предоставлении рабочего места откажут человеку, поскольку привлечь его в дальнейшем будет невозможно.

Структура документа

Структура может формироваться двумя допустимыми подходами. Если лист прилагается к трудовому договору тогда, подпись на нем ставится в единственном экземпляре, сотрудником, с которым был подписан контракт. В перечень нормативных актов входят лишь те, что распространяются в рамках трудовых обязанностей конкретного сотрудника.

В теле журнала отражается:

• что документ выступает как часть трудового договора и имеет реквизиты;
• список распространяющихся на рабочего актов;
• дата подписания.

Структура оформления требует графы для подписи .

Лист ознакомления может выступать в качестве самостоятельного документа . В этом случае в бланке ставится подпись всего персонала организации, в перечне указаны классифицированные по категориям все нормативные акты.

В этом варианте в документ должна быть включена графа, куда вносится информация относительно структурного подразделения, перечень всех сотрудников и их инициалы.

Выделено место под графу подписей, которая подтверждает факт ознакомления. Обязательно проставляется отметка, удостоверяющая заверение документа руководителем подразделения.

Зачем он необходим

В Трудовом кодексе РФ, а именно, статьях и , прописано требование, направленное руководителям организаций, которые в обязательном порядке обязаны ознакомлять своих сотрудников с действующими нормативными актами.

Проведение инструктажа важно не только в рамках законодательства, но и по другим соображениям. Компания, не ознакомившая свой персонал с требованиями к рабочему распорядку, не может предъявлять никаких требований при его нарушении . Работник не несет ответственности за последствия за нарушения правил.

Стоит сказать, что в ТК РФ нет легального определения того, что собой представляет нормативный акт. В теории под ним подразумевается документ, который неоднократно используют в отношении неопределенного круга лиц. В соответствии со статьей 8 ТК РФ , любой руководитель вправе внутри своей организации формировать подобный документооборот, в качестве исключения только физические лица.

Работодатель обязательно демонстрирует будущему сотруднику правила распорядка, положения о заработной плате, инструкцию по охране труда, требования к использованию и хранению данных. А вот должностная инструкция не входит в перечень обязательных нормативных актов, но является важной для самого сотрудника.

Законодательством страны не регламентирована форма, в соответствии с которой руководитель обязан предоставлять информацию сотруднику, как и способ фиксации его подписи. Если человек трудится удаленно, допустимо использовать электронную версию и подпись.

Стоит понимать, что законодатель никак не регламентировал, в какой конкретно форме должно проходить знакомство с документооборотом компании. Практика и Трудовой Кодекс определили несколько механизмов и составление ознакомительного листа один из них.

Электронный вид акта не имеет юридической силы , если не проставляется квалифицированная электронная подпись. Галочки, черточки, внесение инициалов не являются фактом подтверждения.

Чаще всего подписание листа происходит в момент трудоустройства и до того, как человек будет допущен на объект для выполнения своих обязанностей. Бывают ситуации, когда разрабатывается в период текущей деятельности, тогда подпись ставится после утверждения руководителем.

Оформлен лист ознакомления может быть как приложение в трудовом договоре, в виде журнала или листа-вкладыша в личном деле.

Быстрее и проще отыскать, при возникновении спорных ситуаций, подпись сотрудника, если имеется приложение к трудовому договору. Допустимо заполнение бланка посредством компьютера или вручную.

В статье 5.27 КоАП РФ невыполнение обязанности по ознакомлению персонала с внутренними нормативными актами грозит руководителю подразделения компании административным штрафом.

Возникновение многих споров на почве трудовых отношений между сотрудником и руководителем помогает и одной, и второй стороне доказать свою точку зрения . Это одно из главных доказательств факта знания сотрудником условий трудоустройства, требований, обязанностей и прав.

Ниже представлена информация по локальным нормативным актам организации.

Какие последствия неподписания документа

Персонал вправе подписывать или не подписывать нормативный акт. Строго воспрещается принуждать подчиненного или запрещать ему ставить свою подпись в соответствующей графе. Незаконно возлагать дисциплинарное взыскание за несоблюдение воли руководителя.

Сотруднику стоит знать, что внутренние нормативные акты во многом регулируют деятельность организации, поэтому и информация, изложенная в них, полезна .

Ответственность наступает только тогда, когда работник подписал лист ознакомления, а когда это было сделано законодательство не регламентирует. Большинство компаний стараются получить подпись в момент трудоустройства и лишь некоторые в процессе трудовой деятельности.

Есть и такие, которые халатно относятся к процедуре оформления листа ознакомления с внутренними нормативными актами. Неприятности наступают, когда возникает спорный вопрос или конфликтная ситуация .

В рамках рабочего процесса составлением акта ознакомления занимается юридический отдел или кадровики. Процесс ознакомления проходит под бдительным руководством назначенного приказом руководителя лица, от которого требуется его утвердить и положить на подпись сотруднику.

С 2013 года унифицированная форма была отменена, в связи с этим сегодня акт составляется в произвольной форме по заранее составленному шаблону. От составителя требуется соблюдение структуры и правил русского языка.

В шапке прописывается:

• наименование организации;
• название документа;
• основная суть, дата и номер.

В большинстве случаев дальше формируется таблица , в графы которой вносят номер сотрудника, ИФО, указывают должность, дату, когда произошло ознакомление. Все графы располагаются в указанном порядке, в последней ставится подпись.

Если в этом есть необходимость, количество граф увеличивают, прописывают наименование подразделения или иные примечания. При формировании одного листа ознакомления для всех работников они между собой скрепляются при помощи нити или степлера и обязательно нумеруются.

Оформлять можно на фирменном бланке предприятия или простом листе формата А4. Главное, к чему предъявляют требования – оригинальность поставленных подписей.

Не обязательно, чтобы бланк был заверен. С 2016 года юридическое лицо не обязано применять штемпельное изделие для удостоверения бумаг, за исключением случаев, когда данное требование прописано в учредительном документе.

Крупным организациям приходится нелегко при наличии филиалов по всей стране. Кадровики стараются обеспечить необходимый доступ к информации сотрудникам и рассылают нормативные акты на электронную почту, в отделение кадров представительства.

Те, в свою очередь, размещают их на информационных досках, но без подписи сотрудник не несут никакой ответственности и может прочитанное принять только в качестве дополнительной информации.

В статье 312.1 Трудового кодекса РФ установлены особенности для сотрудников, трудоустройство которых является удаленным . Обмен может осуществляться электронным путем с использованием электронной подписи. Такой документ приравнивается к тому, который оформлен на бумажном носителе.

Работник и работодатель обязаны в срок, установленный трудовым договором, отправить подтверждение о получении электронной версии листа ознакомления.

Хранится лист ознакомления в отделе кадров вместе с документом, к которому он привязан. Для этого выделяется отдельная папка . Законодательство не ограничивает сроки , но пока сотрудник трудоустроен, он должен быть в сохранности.

Дополнительная информация по оформлению представлена на видео.